Z doliny rozczarowań na płaskowyż produktywności

Autor: Iwona Wieczorek

Autor wpisu

Iwona Wieczorek

Praktyk i pasjonat e-learningu. Od kilkunastu lat aktywnie współtworzy rozwiązania edukacji zdalnej, skupiając się głównie na marketingu motywacyjnym i skuteczności procesów zdalnego nauczania.
Z doliny rozczarowań na płaskowyż produktywności
25lis

Zgodnie z metodologią wykorzystywaną przez konsultantów firmy doradczej Gartner[1], każda technologia rozwija się w podobny sposób – przechodzi przez 5 cykli – od momentu wejścia na rynek zwanego spustem technologii, poprzez szczyt rozdmuchanych oczekiwań, dolinę rozczarowań, stok oświecenia, aż do tzw. stabilizacji rozwoju zwanej przez ekspertów płaskowyżem produktywności. Gdyby chcieć umieścić metodę kształcenia on-line na skali Gartnera, byłaby ona w dolinie rozczarowań, czy może zostałaby zakwalifikowana jako płaskowyż produktywności? 

Pod pojęciem e-learningu kryje się wiele form, od najpopularniejszych wirtualnych klas i kursów e-learningowych po mniej oczywiste, jak druk 4D. E-learning można traktować jeszcze szerzej, jako każdą formę nauczania, która odbywa się poza tradycyjną salą szkoleniową, korzysta z rozwiązań technologicznych, a równocześnie realizuje założony cel edukacyjny. Wiąże się to bezpośrednio z odpowiednim planowaniem procesu projektowania i realizacji e-learningu w organizacji. Skoro koncepcja jest prosta, to dlaczego wiele firm narzeka na e-learning? Dlaczego nie wszystkie wdrożenia e-learningu w organizacjach kończą się sukcesem, a pracownicy niechętnie angażują się w szkolenia e-learningowe? W trakcie rozmów z klientami często słyszę „u nas e-learning nie działa”. Koncentruję się wówczas na zgromadzeniu informacji przyczynach problemu, zaczynając od pytań strategicznych, kończąc na kwestiach operacyjnych. Dzięki temu często podczas pierwszego spotkania udaje się uzyskać wiedzę, która pozwala stworzyć obraz możliwości e-learningowych danej organizacji. Zdarza się też, że po krótkiej rozmowie firma zaprasza nas do przeprowadzenia audytu i prezentacji rekomendacji w obszarze edukacji on-line. W oparciu o wspominane rozmowy oraz projekty doradcze z ostatnich lat przygotowałam zestawienie najczęstszych błędów popełnianych przez firmy, począwszy od kwestii technicznych i użyteczności narzędzi IT, poprzez nieprawidłowo określone cele aż po błędy strategiczne przy planowaniu wdrożenia, w tym w obszarze komunikacji do użytkowników szkoleń. W tekście znajdziecie również Państwo wskazówki, jak takich właśnie błędów unikać.

Braki w infrastrukturze sieciowej oraz zasobach sprzętowych

Infrastruktura sieciowa (m.in. jej wydajność i przepustowość sieci, moc serwerów) oraz zasoby sprzętowe (komputery, głośniki, słuchawki etc.) to fundament, który dobrze sparametryzowany może przyczynić się do sukcesu wdrożenia e-learningu w organizacji. Niska przepustowość łączy oraz niewystarczająca moc serwerów sprawia, że szkolenia mogą być wykorzystywane w sposób wysoce ograniczony. Prowadzi to do zmniejszenia liczby osób szkolonych oraz wpływa negatywnie na komfort korzystania z e-szkoleń. Zniechęca do korzystania z e-learningu, co gorsza,  przeczy jednej z często eksponowanych zalet e-learningu – realizacji szkoleń w dowolnym miejscu i czasie.

Niedopasowanie platformy e-learningowej do potrzeb i oczekiwań organizacji

Platforma to najczęściej miejsce, w którym kontakt pracownicy po raz pierwszy stykają się ze światem e-learningu. Ważne jest, aby już na starcie nie zniechęcała uczestników do rozpoczęcia szkoleń e-learningowych. Wybór platformy e-learningowej, która będzie pośredniczyć w dostarczaniu szkoleń e-learningowych pracownikom to często duże wyzwanie dla organizacji. Warto by proces ten był dobrze zaplanowany, szczególnie w obszarze diagnozy potrzeb. Swoim klientom doradzam, by podczas analizy rozmawiali ze wszystkimi grupami osób zainteresowanych – m.in. sponsorem, użytkownikami końcowymi, IT, zespołem, który będzie bezpośrednio zaangażowany w proces zarządzania platformą. Konieczne jest zbadanie wszystkich oczekiwań organizacji, potrzeb oraz ograniczeń (w tym wspomnianej wcześniej infrastruktury i zasobów). Często po tego typu analizach okazuje się, ze potrzeby są bardzo rozbieżne, ale poprzez budowę jednego systemu, w wersji modułowej można zaspokoić większość z nich. Szczególnie ważny będzie również wybór technologii przekazywania treści. Obecnie dwa główne nurty to Flash i Html5, przy czym w reakcji na publikowane informacje o powolnym wycofywaniu technologii Flash z rynku coraz więcej firm decyduje się na bardziej stabilne środowisko w Html5. Również w przypadku chęci korzystania z e-learningu w wersji mobilnej, Html5 jest obecnie jedynym słusznym wyborem. Wracając jeszcze na chwilę do platform - na rynku istnieje wiele rozwiązań od prostych i darmowych jak np. nieśmiertelny Moodle po duże, modułowe systemy typu SABA. Dodatkowo twórcy narzędzi do tworzenia treści e-learningowych jak Articulate czy Adobe posiadają również własne platformy. Różnią się one poziomem skomplikowania i zakresem funkcjonalnym, wybór jest naprawdę duży. Jednak mając dobrze przeprowadzaną analizę potrzeb łatwiej jest go dokonać. Obecnie praktycznie wszyscy dostawcy z chęcią udostępniają środowiska testowe, zatem decyzję w sprawie rozwiązania można swobodnie rozłożyć w czasie i podjąć decyzję w oparciu o praktyczne doświadczenie. Po wyborze platformy warto zadbać również o jej ergonomię i wygląd. Warto pamiętać o włączeniu tylko kluczowych funkcji, optymalizacji i dobrym zaplanowaniu ekranów użytkowych oraz zadbaniu o aspekt wizualny (zastosowanie odpowiednich kolorów, umieszczenie logo organizacji, dodanie krótkiego wstępu lub interaktywnego intro z wystąpieniem prezesa lub innej osoby darzonej autorytetem).

Błędy na etapie planowania wdrożenia

Wdrożenie e-learningu w organizacji powinno być traktowane jako zmiana: wybranych procesów biznesowych, technologii, kanałów komunikacji, systemów motywacyjnych, kultury organizacyjnej etc. Aby inwestycja w zmianę była korzystna musi być dobrze umotywowana, oparta na twardych podwalinach, uzasadniona biznesowo i przeprowadzona z pełną determinacją w sposób porządkowany i kontrolowalny. Na temat planowania wdrożenia e-learningu kilka słów napisałam w części dotyczącej platformy e-learningowej. Temat ten jest jednak na tyle istotny, że należy mu poświecić więcej uwagi. Wiele organizacji, które wdrożyły e-learning i zmagają się z problemami w zakresie jego wykorzystania przez użytkowników końcowych, popełniło jeden i ten sam błąd. Zakończyło etap wdrożenia na wyborze platformy e-learningowej, jej instalacji i przeszkoleniu jednej/kilku osób z jej obsługi. Punktowe myślenie na zasadzie „wdrożymy e-learningi” skutkuje wydaniem zazwyczaj sporej sumy na system i - z biegiem miesięcy - brakiem efektów w raportach końcowych. Zazwyczaj organizacje ratują się w takiej sytuacji metodą kija – zmuszają pracowników do przechodzenia przez kolejne moduły pod naciskiem, w systemie wymagalności a czasami nawet kar. Kolejnym, często pomijanym elementem jest brak planowania i realizacji działań monitorujących i aktywizujących. Bez tego żaden projekt się nie uda. Według naszych statystyk zdarza się, że zaledwie 5% osób kończy szkolenia bez przypominania. Natomiast firmy, w których procedura została wdrożona od pierwszego realizowanego szkolenia % realizacji wynosi od 60 do blisko 100% (w zależności od tego czy jest to szkolenie obowiązkowe lub nie). Problemem może też być brak połączenia procesów e-learningowych z centralnym zarządzaniem przebiegiem szkoleń w organizacji  – pracownicy mogą mieć zbyt dużo szkoleń do wykonania w tym samym czasie przez co szkoleniom e-learningowym poświęcają mniej uwagi. Warto uwzględnić czas na szkolenia e-learningowe w harmonogramie szkoleniowym pracownika. Na koniec warto również dodać, że proces wdrożenia e-learningu w organizacji od początku musi mieć swojego właściciela – najlepiej by był to dział lub zespół biznesowy. Jednak sama przynależność nie będzie wartością, jeśli nie zadziała marketing i komunikacja, to znaczy jeśli pracownicy nie zobaczą wartości w korzystaniu z nowego systemu.

Brak komunikacji i działań marketingowych

Bardzo ważnym elementem – jednym z najważniejszych i niestety najczęściej pomijanym - jest warstwa komunikacyjna i marketingowa projektu e-learningowego. Wiele organizacji powiela błąd ograniczając komunikację do wysyłki danych do logowania i krótkiego wprowadzenia do projektu. Często też jest to po prostu brak komunikacji. A komunikować warto – cele projektu, elementy składowe, zakres, korzyści, które użytkownik osiągnie biorąc w nim aktywny udział. W zależności od specyfiki firmy i grupy docelowej komunikat może docierać innymi kanałami – firmowy intranet, e-mailing, poczta tradycyjna, mail czy też media społecznościowe (np. zamknięte kanały firmowe). Często polecamy też by obszar e-learningu miał w organizacji swojego mecenasa – osobę lub grupę osób, które są entuzjastami tej formy. Budowanie komunikatów – krótkie filmy, odręcznie napisany list zachęcający, krótkie wystąpienie na forum – to niektóre z elementów, które taka właśnie osoba może realizować w ramach promocji e-learningu w organizacji.

Błędy w projektowaniu szkoleń e-learningowych

Skuteczność i efektywność uczenia się dorosłych zależy od tego, jaką strukturę wiedzy im zaproponujemy. Ważnym jest również, na ile mogą wykorzystać dotychczasowe umiejętności, nawyki, postawy. Znacznie trudniej jest takie postawy zmienić niż stworzyć nowe. Kształcenie dorosłych podporządkowane jest zwiększeniu efektywności, skuteczności i wydajności ich pracy. W tym wszystkim duży nacisk powinien być również położony na satysfakcję pracownika i jego chęć do realizacji procesu edukacyjnego. Aby te oczekiwania osiągnąć należy przy tworzeniu szkolenia zwrócić szczególną uwagę na dokładne określenie celu dydaktycznego, diagnozę grupy docelowej, możliwości infrastruktury. Pozostałe aspekty, warte uwagi to planowane mierniki sukcesu projektu, oczekiwania sponsorów, czy też budżet i czas realizacji. Dookreślenie wejściowych informacji pozwoli na odpowiedni dobór mechanizmów i metod realizacji (determinowany celami dydaktycznymi, specyfiką treści, ograniczeniami organizacji oraz innymi czynnikami). Dzięki temu każde powstające szkolenie staje się unikalne, dopasowane do faktycznych potrzeb. Ważne jest jednak, aby zawsze kierować się pewnymi normami i zasadami, ustalonymi i wdrożonymi w organizacji, pod które będą podlegać tworzone lub kupowane na zewnątrz szkolenia e-learningowe.

Jak zatem zapobiec najczęstszym błędom w produkcjach e-learningowych?

Dorosłych do podjęcia nauki motywuję czynniki intelektualne, utylitarne, społeczne lub przymusu. Aby kształtować odpowiednie podejście (oparte na najbardziej pożądanych, dwóch pierwszych czynnikach) dobrze jest stosować w szkoleniach następujące wytyczne:

  • optymalizacja przekazu (a tym samym czasu trwania szkolenia) do absolutnego minimum,
  • dbałość o ergonomię - zapewnienie przejrzystości i prostoty nawigacji,
  • atomizacja treści - podział treści na krótkie, łatwo przyswajalne treści,
  • zapewnienie wysokiej estetyki kursu,
  • wielowarstwowość szkolenia, która pozwala na szybkie zapoznanie się z najważniejszymi jego elementami lub sięgnięcie do obszerniejszych materiałów o istotniejszym znaczeniu,
  • złamanie liniowości przekazu - możliwość przejścia do wybranego ekranu szkolenia,
  • zapewnienie atrakcyjności kursu – zadbanie o zróżnicowany przekaz: tekstowy, dźwiękowy, wizualny i interaktywny,
  • sprawdzanie wiedzy – uwzględnienie edukacyjnych ćwiczeń i testów mających wymiar zarówno wiedzowy, jak i kształcący umiejętności (czasami również testy kompetencji i autodiagnozy) z możliwe rozbudowaną, wartościową treścią, i koniecznie z feedbackiem,
  • spójność ze standardami wizualnymi organizacji – wykorzystanie kolorów, charakterystycznych elementów i logo organizacji,
  • zastosowanie technik motywacyjnych – ćwiczenia zręcznościowe, ciekawostki,
  • elementy personalizacji i grywalizacji,
  • case study i historie – często dopiero realny przykład pozwala zrozumieć treści szkolenia,
  • stosowanie zadań wdrożeniowych w ramach pracy ze szkoleniami.

Skupienie się na innych czynnikach motywacji lub zaniedbanie któregoś z obszaru szybko skutkuje błędami – brakiem realizacji celu, brakiem wyników w zakresie wzrostu efektywności, skuteczności czy też spadkiem satysfakcji i motywacji. Pamiętajmy też, że projektujemy szkolenie dla inteligentnych ludzi. Osób, które dzięki szkoleniu mogą poszerzyć swoją wiedzę i rozwinąć swoje kompetencje. Im więcej wysiłku włożymy w odpowiednie przygotowanie treści tym więcej zyska nasza organizacja. Zatem pamiętajmy o celu i potrzebach grupy docelowej, wybierajmy metody, które w danych uwarunkowaniach mają szanse sprawdzenia się i przede wszystkim – optymalizujemy cały proces do niezbędnego minimum w duchu użyteczności, komfortu i końcowej satysfakcji – zarówno użytkownika (chęć do kolejnych realizacji organizacji), ale tez i organizacji (wymierne wyniki).

Podsumowanie

E-learning funkcjonuje w Polsce już od prawie 20 lat. Można więc przyjąć założenie, że jako forma edukacji składająca się z różnych technik, rozciąga się na obszar całego cyklu Garntera. Są zatem formy bardziej i mniej dojrzałe. Dzięki temu każda z organizacji może świadomie budować własny proces e-learningowy w oparciu o doświadczenia rynku i wiedzę na temat specyfiki własnego funkcjonowania. Szczególnie kwestia doświadczenia ma duże znaczenie – to właśnie dzięki wdrożeniom w innych firmach możemy dowiedzieć się co działa, a co nie a tym samym – uniknąć powielania błędów. Nie oznacza to, że za każdym razem proces wdrożenia zakończy się sukcesem. Każda organizacja jest inna, buduje własne cele, zatrudnia określone grupy pracowników. Należy pamiętać, że e-learning trzeba traktować jak proces, a nie jednorazowy incydent szkoleniowy. Nie ma jednej recepty na skuteczne wdrożenie we wszystkich organizacjach, która na dodatek gwarantowałaby sukces. Powyższe wskazówki dotyczą części z możliwych błędów, które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia. Ważne jest aby – nawet jeżeli te błędy nam się zdarzą wyciągać z nich konstruktywne wnioski. Nie myli się tylko ten kto nic nie robi, Napoleon Bonaparte.    

[1] http://www.gartner.com/technology/research/methodologies/hype-cycle.jsp (21.08.2016) Artykuł „Z doliny rozczarowań na płaskowyż produktywności” ukazał się w miesięczniku „Personel plus” (listopad 2016 r.). Dzięki uprzejmości Redakcji, możemy udostępnić go Państwu na naszym blogu.

Powiązane posty: Co zrobić, by ... Krzywa zapominania w e-learningu Czy warto inwestować ...

Zapisz się na nasz newsletter!

Skontaktuj się z nami

Konsorcjum doradczo-szkoleniowe SA e-learning.pl

  • ul. Równoległa 4a
    02-235 Warszawa
  • tel. +48 22 37 63 011
    fax +48 22 37 63 033
  • office@e-learning.pl
× Ta strona używa cookie . Korzystając z niej wyrażasz zgodę na ich używanie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki .