fbpx
28 listopada 2023

Unikanie pułapek w e-learningu, czyli kilka słów o tym, jak zapobiegać najczęstszym błędom 

KILKA WSKAZÓWEK Autor: Iwona Wieczorek

Jak zatem korzystać z e-learningu, żeby faktycznie był skuteczny? Oto kilka praktycznych wskazówek.

W dobie cyfryzacji edukacji e-learning stał się kluczowym elementem w procesie nauczania i rozwoju zawodowego. Trzeba jednak pamiętać o starej zasadzie, lepiej zapobiegać niż leczyć. Warto na etapie planowania rozwiązań przewidzieć potencjalne problemy i zawczasu im zapobiegać. Zrozumienie i unikanie tych błędów jest kluczowe dla skuteczności i efektywności programów e-learningowych.  

Jakie to błędy? Postaram się je skategoryzować, poprzeć przykładami oraz pokazać kroki zapobiegawcze. Warto jednak pamiętać, że to tylko niektóre z możliwych pułapek. Życie jest zazwyczaj bogatsze niż najbardziej obszerny artykuł, a stopień skomplikowania niektórych rozwiązań edtech nie pomaga unikać pomyłek, czasem bardzo kosztownych.  

Błędy strategiczne i organizacyjne 

Niewłaściwa komunikacja z biznesem: e-learning powinien być ściśle powiązany z celami biznesowymi firmy. Powinien być odpowiedzią na jakiś problem albo potrzebę biznesu (sprzedaży, obsługi klienta, reklamacji, produkcji etc.). Ma dawać wartość, zwiększać zdolności operacyjne firmy albo poprawiać efektywność procesów. Często błąd polega na braku jasnej komunikacji i zrozumienia potrzeb biznesowych przez projektantów e-learningu, co prowadzi do nieefektywnego wdrażania szkoleń. To nie stworzenie e-learningu jest przedmiotem projektu, to poprawa działania firmy wyrażona wskaźnikami biznesowymi. Obie strony powinny to rozumieć w taki sposób. Co zrobić w sytuacji, kiedy nie jesteśmy pewni czy rozumiemy drugą stronę? Po pierwsze, nie bazujmy na własnych przekonaniach co do celu projektu. One często wynikają z nieznajomości funkcjonowania drugiej strony. Po drugie, równie ważne: zadawajmy – trywialne z pozoru pytanie: Po co ten e-learning ma być zrealizowany, czemu ma służyć? W czym macie problem, jak jest teraz? Jak powinno być po wdrożeniu rozwiązań szkoleniowych, czyli sytuacja wejściowa i docelowa. Przed wdrożeniem e-learningu przeprowadźmy szczegółową analizę celu projektu i potrzeb szkoleniowych, rozumiejąc specyficzne wymagania i oczekiwania biznesu, który chce zastosować e-learning. 

Brak oparcia wdrożenia o wskaźniki biznesowe: w skali mikro to odpowiedz na pytanie o ile przejście przez szkolenie e-learningowe albo udział w całym procesie rozwojowym zmieni funkcjonowanie. Wyobraźmy sobie, że firma ubezpieczeniowa mierzy się z wysokim poziomem niezadowolenia z jakości obsługi zgłoszeń w obszarze szkód. Klienci są niezadowoleni, ciężko się dodzwonić na infolinię, odpowiedzi konsultantów są oceniane jako mało pomocne. Szkolenie e-learningowe, którego celem ma być poprawa tych wskaźników powinno uwzględniać główne problemy (o których wspomniałam) i dawać możliwość poprawy tych wskaźników. Aby to było możliwe należy znać punkt wyjścia, np. poziom wskaźnika NPS, którym mierzona jest satysfakcja klienta. Następnie właściciel biznesowy tematu (osoba odpowiedzialna za jakość obsługi klienta) powinien zadać sobie pytanie, jaki poziom NPS byłby satysfakcjonujący dla organizacji. I kolejna rzecz – jak będzie mierzyć zmianę. Prawdopodobnie badaniem NPS, które uwzględnia krytyczne dla obsługi klienta elementy m.in. ocenę jakości udzielanych odpowiedzi przez konsultantów. Od tego już bardzo blisko do sprecyzowania zakresu merytorycznego planowanego szkolenia. Na koniec zostaje już tylko – po określonym czasie – pomiar NPS i weryfikacja czy szkolenie faktycznie go poprawiło. 

Błędy metodyczne w e-learningu: znaczenie dostosowania treści do użytkowników i właściwej metodyki 

Skuteczność rozwiązań edtech zależy od wielu czynników, w tym od właściwego dostosowania do potrzeb i preferencji użytkowników oraz od zastosowania odpowiedniej metodyki. Błędy w tych obszarach mogą znacząco obniżyć efektywność szkoleń online, prowadząc do frustracji uczestników i niewykorzystania pełnego potencjału edukacji cyfrowej. 

Pierwszym i fundamentalnym błędem jest niedostosowanie programów e-learningowych do potrzeb użytkowników. Przykładem może być sytuacja w firmie np. produkcyjnej, gdzie kursy online były technicznie zaawansowane, ale nie uwzględniały warunków, w których funkcjonowali pracownicy hal produkcyjnych (duża ilość wideo i audio bez możliwości ich odtworzenia w komfortowych warunkach). To doprowadziło do sytuacji, w której kursy były mało skuteczne dla wielu uczestników, którzy nie mogli w pełni wykorzystać oferowanych materiałów. Technologia sama w sobie nie jest gwarantem sukcesu – kluczowe jest zrozumienie i uwzględnienie indywidualnych potrzeb i preferencji uczących się. Dlatego też, rekomenduje się projektowanie kursów e-learningowych z myślą o różnorodności użytkowników, oferując materiały w różnych formatach, takich jak tekst, wideo, interaktywne quizy, aby umożliwić każdemu stylowi uczenia się efektywne przyswajanie wiedzy. 

Drugim istotnym aspektem są błędy metodyczne, które mogą obejmować niewłaściwe wykorzystanie narzędzi dydaktycznych, brak interaktywności lub nieodpowiedni dobór treści. Właściwa metodyka jest niezbędna dla efektywności e-learningu. Przykładem są szkolenia pozbawione interakcji, płaskie, typowo tekstowe. To prowadzi do niskiego poziomu zaangażowania uczestników. E-learning nie może być jedynie pasywnym przekazywaniem wiedzy. Aby zwiększyć zaangażowanie i skuteczność nauki, niezbędne jest wprowadzenie elementów interaktywnych, takich jak grywalizacja, dyskusje grupowe, czy interaktywne zadania. Te metody nie tylko uatrakcyjniają proces nauki, ale również sprzyjają lepszemu zrozumieniu i przyswajaniu materiału. 

Błędy w zarządzaniu projektem 

Sukces wdrażania programów e-learningowych zależy od wielu czynników, w tym od umiejętności zarządzania zasobami, czasem i oczekiwaniami interesariuszy projektu, nie tylko jego finalnych odbiorców. Jednakże, często spotykamy się z błędami, które mogą znacząco wpływać na efektywność i skuteczność tych projektów. 

Brak dedykowanych zasobów: E-learning wymaga dedykowanych zasobów, w tym zespołu odpowiedzialnego za projekt, czy gwarantowanego budżetu na realizację działań, zakup infrastruktury czy zdobycie niezbędnych kompetencji. Brak takich zasobów może prowadzić do nieefektywnego wdrażania i zarządzania wdrożeniem. Niejednokrotnie odpowiedzialność za wprowadzenie e-learningu jest cedowana na zespół szkoleń, który nie ma jeszcze niezbędnych kompetencji. To oczywiste, że w nawale obowiązków, osoby od szkoleń czy HRBP nie traktują e-learningu jak priorytetowego działania. Czemy mieliby skoro organizacja również nie przykłada wagi do wprowadzania tych metod w sposób efektywny, oparty na analizie potrzeb i możliwości, potencjalnych korzyści czy mogących się pojawić zagrożeń? 

W jednym z konsultowanych przeze mnie projektów wdrożenia krytycznym elementem było zapewnienie wsparcia technicznego odbiorcom szkoleń. Firma przykładała do tego ogromną wagę, zdecydowanie większą niż do pozostałych elementów projektu. Szybko okazało się dlaczego. Otóż wdrożenie to było kolejną próbą wprowadzenia e-learningu do firmy. Poprzednia, sprzed kilkunastu miesięcy zakończyła się sromotną klęską. Dlaczego? Ponieważ w momencie uruchomienia platformy i szkoleń nikt nie przewidział, że użytkownicy będą potrzebowali wsparcia technicznego korzystając ze środowiska. Firma postanowiła wygasić na chwilę temat, wracając do niego dopiero po kilkunastu miesiącach. Dosyć kosztowa ta nauka prawda? A wystarczyłoby przygotować analizę przed wdrożeniem, w której zapewne pojawiłaby się rekomendacja uruchomienia hot line.  

Spychanie odpowiedzialności za sukces wdrożenia na firmy zewnętrzne jest kolejnym błędem. Nie wyobrażam sobie projektu, żadenego w sumie, w którym klient nie brałby aktywnego udziału. Firma musi aktywnie uczestniczyć w procesie wdrażania i monitorowania e-learningu, nie tylko w fazie projektowania, ale na każdym etapie realizacji, zarówno wdrożenia platformy, jak i przygotowywania pojedynczych szkoleń, czy chociażby uruchamiania kanałów komunikacyjnych w projekcie. Wyobraźmy sobie sytuację, że na etapie analizy przedwdrożeniowej oddajemy odpowiedzialność za zaprojektowanie i budowę środowiska w ręce specjalistów, którzy co prawda zęby na tym zjedli, ale nie znają specyfiki naszej organizacji. W takiej sytuacji nie ma mowy o spełnieniu jednego z kluczowych czynników zaangażowania (J. Keller) o adekwatności treści do potrzeb. Nie ma czegoś takiego jak standardowe i uniwersalne wdrożenie e-learningu. Każde powinno uwzględniać specyfikę organizacji i jej potrzeby. A to domena klienta, nie dostawcy. 

Błędy finansowe

Skuteczność i wartość e-learningu dla organizacji nie zależy wyłącznie od jakości treści czy technologii, ale również od sposobu, w jaki jest postrzegany i zarządzany finansowo. Kluczowym błędem, który często występuje w organizacjach, jest traktowanie e-learningu jako kosztu, a nie inwestycji. Problem widać na poziomie priorytety dla firmy, wielkości nakładów finansowych czy komunikatów wysyłanych do odbiorców. Krótko mówiąc – dużym błędem jest traktowanie e-learningu jako centrum kosztów, a nie inwestycji, która się firmie po prostu opłaca.  

Takie podejście może prowadzić do szeregu problemów, w tym niedoszacowania kosztów, ograniczania budżetu, a co za tym idzie, do kompromisów w zakresie jakości materiałów szkoleniowych. W tym kontekście, niezwykle ważne jest zrozumienie, że e-learning nie jest tylko wydatkiem – to inwestycja, która może przynieść znaczące korzyści, zarówno krótko- jak i długoterminowe. Przy czym nie chodzi tu o podkreślanie stereotypu, że e-learning jest tani. Nie jest – szczególnie w początkowej fazie – i powtarzanie tego hasła również nie pracuje na jego korzyść.  

Jak nie popełniać tego typu błędów?

Najlepiej – zanim cokolwiek zaczniemy wdrażać, czy kupować – zróbmy analizę przedwdrożeniową, która odpowie nam na pytanie czy i do czego e-learning jest nam potrzebny? Dlaczego właśnie ta metoda jest optymalna dla naszych potrzeb. To także pozwoli nam sensownie wybrać model wdrożenia e-learningu, co ma bezpośrednie przecież przełożenie na koszty. Nie wszystkie firmy potrzebują od razu wielkiej platformy i całej biblioteki szkoleń. Czasem warto zastanowić się nad wykupieniem usługi dostępu do zasobów, co jest zdecydowanie tańszym i szybszym rozwiązaniem.  

Warto postrzegać e-learning jako strategiczną inwestycję, przeprowadzić analizę kosztów i potencjalnego zwrotu z inwestycji, aby uzasadnić wydatki i zapewnić odpowiednią jakość szkoleń. 

Zazwyczaj lepiej uczyć się na cudzych błędach. Ale co w sytuacji, kiedy dopiero wdrażamy się w temat i nie mamy jeszcze takiej wiedzy? Internet jest pełen świetnej merytoryki, portali branżowych, case studies. Dostawcy e-learningu organizują multum eventów, prowadzą webinary czy publikują rekomendacje. Dostępne są warsztaty i konferencje. Można też kupić kilka godzin konsultacji na początek u eksperta branżowego, żeby dopytać na co trzeba zwrócić uwagę, by temat nas nie przerósł.  

Unikanie błędów wymaga kompleksowego podejścia, obejmującego zarówno strategiczne planowanie, jak i szczegółowe zrozumienie technologicznych, metodycznych oraz finansowych aspektów e-learningu. Sukces w e-learningu leży w zrównoważonym podejściu, które uwzględnia zarówno potrzeby biznesowe, jak i oczekiwania użytkowników. 

TAGI / TEMATYKA

Polecane

Treści, na które warto zwrócić uwagę