W świecie mediów społecznościowych informacje o standardzie obsługi klienta i wpadkach dostawców cieszą się dużą popularnością. I słusznie. Jednak podobna sytuacja nie jest dobra dla żadnej ze stron – dostawca co prawda ma powód do wstydu (i wiele innych problemów), ale klient nie otrzymuje tego, co jest mu potrzebne. Jak zatem wybór dostawcy wpływa na przebieg projektu e-learningowego i finalny efekt? Poniżej znajdziesz subiektywny przepis na bezawaryjną współpracę z dostawcą e-learningu.
Wybierz właściwą firmę e-learningową, czyli:
Sprawdź doświadczenie. Zapytaj o klientów referencyjnych i przykłady zrealizowanych projektów. Nawet na stosunkowo niewielkim rynku e-learningowym występują specjalizacje – firma wdrażająca platformy niekoniecznie przygotuje świetny kontent, i odwrotnie.
Testuj przed zakupem. Poproś o demonstracje, wersje próbne, przykłady konwencji graficznych czy przykładowe kursy. Im lepiej rozumiesz możliwości dostawcy, tym łatwiej unikniesz nieporozumień.
Zwróć uwagę na zapisy umowy.
- Czy szkolenie lub platforma mają gwarancję?
- Jaki jest czas reakcji dostawcy na zgłoszone usterki?
- Czy umowa określa koszty aktualizacji treści?
- Czy dostawca przekazuje pliki źródłowe?
- Czy uwzględniono regulacje dotyczące ochrony danych osobowych (RODO)? Jeśli system lub kurs przetwarza dane użytkowników, powinien spełniać wymogi bezpieczeństwa oraz polityki przetwarzania danych.
Ostrożnie z super ofertami. Jeśli cena jest znacznie niższa niż u konkurencji lub termin realizacji wydaje się nierealnie krótki – zachowaj czujność. Dobre e-learningowe rozwiązanie to nie tylko kod, ale też metodyka, pomysł i kreacja, a to wymaga czasu i budżetu.
Ustal sposób zarządzania danymi i integralność treści. Coraz częściej kursy wykorzystują sztuczną inteligencję do personalizacji ścieżek szkoleniowych. Jeśli dostawca oferuje rozwiązania AI lub przechowuje treści w chmurze, upewnij się, że:
- dane użytkowników są odpowiednio chronione,
- system zapewnia integralność danych i minimalizuje ryzyko ich nieautoryzowanej modyfikacji,
- masz gwarancję dostępu do treści i archiwizacji danych po zakończeniu współpracy.
Podczas realizacji projektu:
Zadbaj o przejrzysty harmonogram i podział odpowiedzialności.
- Dopytaj dostawcę o kartę projektu, czas realizacji poszczególnych etapów, sposób dostarczenia scenariusza i odbioru finalnego produktu.
- Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na akceptację treści.
- Jeśli zarządzasz projektem, skonsultuj zakres swoich decyzji z przełożonymi, aby uniknąć zbędnych poprawek.
Zrozum proces produkcji szkolenia. Firmy mogą mieć różne podejścia do tworzenia kursów – omów szczegółowo etapy i efekty prac. Dowiedz się, jakiego zaangażowania oczekuje dostawca od Ciebie i zespołu.
Pamiętaj o metodyce e-learningowej. Jeśli nie masz doświadczenia w tworzeniu kursów, dopytaj o:
- przewidziane elementy angażujące użytkownika,
- metodologię kursu,
- podział treści na moduły,
- typy ćwiczeń i testów,
- propozycję konwencji graficznej.
Zapewnij wsparcie IT i zgodność z systemami organizacji. Jeśli wdrażasz platformę LMS, skonsultuj się z działem IT i biznesowym właścicielem systemu. Zadbaj o:
- integrację platformy z innymi systemami w firmie (np. HR, CRM),
- kompatybilność z obowiązującymi standardami (SCORM, xAPI, LTI),
- mechanizmy kontroli dostępu i zarządzania uprawnieniami użytkowników.
Planuj wykorzystanie zasobów.
- Jeśli projekt wymaga udziału ekspertów merytorycznych, ustal ich dostępność i zasady współpracy.
- Doprecyzuj, kto podejmuje kluczowe decyzje – brak jasnych wytycznych to częsty powód opóźnień.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych i ich trwałość. Jeśli kursy przechowywane są w chmurze, zapytaj dostawcę o:
- szyfrowanie i politykę backupu,
- zasady retencji danych po zakończeniu umowy,
- procedury w przypadku awarii lub wycieku danych.
Ustal jasne zasady komunikacji. Przed rozpoczęciem współpracy określ:
- preferowane kanały kontaktu,
- częstotliwość spotkań statusowych,
- sposób zgłaszania i rozwiązywania problemów.
Podsumowanie
Wybór dostawcy e-learningu to nie tylko kwestia budżetu i atrakcyjnych ofert. Równie ważne są aspekty prawne (np. RODO, bezpieczeństwo danych), jakość metodyczna oraz realne warunki współpracy. Świadome podejście do wyboru i zarządzania projektem pozwoli uniknąć niespodzianek oraz zapewni sprawne wdrożenie efektywnego rozwiązania.
