Tworzenie webinaru

Webinar to popularne narzędzie do przekazywania wiedzy w Internecie w postaci prezentacji wideo, wykładów, warsztatów. Webinar ma kilka istotnych funkcji:

• promowanie marki (również osobistej), wynikające z udostępniania dobrego merytorycznie kontentu, który daje wartość uczestnikom;
• dawanie wartości tworzy relację z odbiorcami – w odróżnieniu od zwykłej reklamy, której funkcje również posiada.

Budowanie relacji jest ważnym, często niedocenianym czynnikiem w prowadzeniu każdego biznesu i przekłada się bezpośrednio na sprzedaż, a webinar – również dzięki swojej interaktywności – jest świetnym ku temu środkiem.

Aby webinar był atrakcyjny i aby zapewnić dobry odbiór uczestnikom warto się do niego odpowiednio przygotować na kilku płaszczyznach.

Narzędzie

Wybierając narzędzie do przeprowadzenia prezentacji online, warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy, m.in.:

• czy dostęp będzie możliwy z różnych urządzeń mobilnych (smartfon, tablet), a nie tylko z komputera – ułatwi to wzięcie udziału w spotkaniu większej liczby odbiorców,
• kompatybilność z różnymi systemami operacyjnymi,
• dostępne funkcje – webinar jest narzędziem interaktywnym, warto pomyśleć o możliwości skorzystania z czatu, zadawania pytań, widoczności na żywo pulpitu prowadzącego, czy też w razie zapotrzebowania – opcji przeprowadzenia testu czy ankiety, zapraszania użytkowników do rozmowy (wystąpienie w roli prezentera),
• nagrywanie webinarów – funkcjonalność ta pozwala na udostępnienie nagrania osobom, które nie miały możliwości wzięcia udziału na żywo lub opublikowania nagrania na swojej stronie czy w social media
• możliwość wgrywania plików multimedialnych – posiłkowanie się prezentacją, grafikami lub innymi materiałami urozmaici i uatrakcyjni odbiór, wpłynie również na poziom zapamiętania treści

Zanim dokonamy wyboru narzędzia warto też odpowiedzieć sobie na pytania, których funkcjonalności tak naprawdę potrzebujemy, czy chcemy być „gadającą głową” czy też angażować w jakiś sposób uczestników, czy chcemy zbierać adresy e-mail do dalszych działań marketingowych.

Treść

Zaleca się, by merytoryka była raczej zawężona niż zbyt ogólna i aby skupić się na jednym aspekcie zagadnienia, a nie na wszystkich na raz. Pozwala to odnieść się do najważniejszych punktów i oferuje odbiorcom konkretne informacje, co zapewne przełoży się na chęć uczestnictwa w kolejnych prezentacjach.

Pomocne może być stosowanie zasady ‘na jednym slajdzie jedna myśl’, zwłaszcza przy skomplikowanych tematach – unikniemy przeładowania, ułatwi to przekazywanie treści, a uczestnikom – wychwycenie najważniejszej informacji.

Slajdy zapełnione po brzegi treścią odciągają uwagę odbiorców od tego, co mówimy – zaczynają je czytać – z tego samego powodu mogą okazać się zgubne dla prelegentów – zwykły odczyt nie jest pożądaną formą prezentacji treści. Dodatkowo może pojawić się wrażenie, iż nie jest konieczna inwestycja czasowa w webinar, a wystarczy w dogodnym dla siebie czasie przeczytać prezentację.

Przygotowując treść pomocne mogą być następujące pytania – jaki jest cel wystąpienia? Co uczestnicy mają zrozumieć? Jakie trzy rzeczy uczestnicy powinni zapamiętać? Czy masz ciekawą historię/przykład, który wzbogaci sesję? Analiza odbiorców sprawdzi się nie tylko w doborze kontentu, ale również w przewidzeniu zadawanych pytań, tym samym w przygotowaniu się do szczegółowych odpowiedzi. Precyzyjne określenie tematu webinaru i informacja, czy przeznaczony jest dla ekspertów czy dla laików w temacie pozwoli na rejestrację konkretnej grupy docelowej oraz unikniemy opinii „To było za trudne, wolę zacząć od podstaw” lub „Nie warto, wszystko już wiedziałem”.

Prowadzenie webinaru

Każdą prezentację poza powitaniem warto zacząć prozaicznym pytaniem, czy nas widać i słychać, aby mieć pewność, że nie mówimy do siebie.

Interakcje

Poprzez wprowadzanie interakcji podczas prezentacji podtrzymamy zaangażowanie uczestników, tym samym treści, jak i sam fakt brania udziału w ciekawym wydarzeniu, zostaną na dłużej w pamięci. Mogą to być np.

• przygotowanie prezentacji
• przygotowanie dodatkowych materiałów – grafik, wideo, którymi chcielibyśmy się podzielić
• wykorzystanie czatu – może to być inna osoba niż prowadzący
• zadawanie pytań co kilka slajdów
• przeprowadzenie ankiety – na temat konkretnego zagadnienia lub po prostu opinii na temat tego webinaru
• ruch na slajdach czyli zakreślanie, podkreślanie treści, pisanie na białej tablicy

Punktualność

Sesję zakończ punktualnie, nawet jeśli nie udało ci się odpowiedzieć na wszystkie pytania, uszanuj czas odbiorców, niektórzy mogą brać udział w webinarze w miejscu pracy. W razie zapotrzebowania na pozostałe pytania możesz odpowiedzieć mailowo lub przy okazji dodatkowego spotkania. Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie, warto o tym szczerze powiedzieć. Możesz obiecać sprawdzenie kłopotliwego zagadnienia i odpowiedzieć na nie zaraz po webinarze.

Strój

Webinar to spotkanie – mniej lub bardziej oficjalne – schludny strój ma znaczenie. Powinien być komfortowy zarówno dla ciebie, jak i odbiorców. Wielobarwne, pasiaste koszule czy swetry mogą odciągać uwagę, toteż stonowane wzory mogą sprawdzić się lepiej, ważne jednak by zachować spójność (hawajska koszula nie będzie najlepsza do przekazu biznesowego, a do treści o zdrowym odżywianiu nie ma konieczności zakładania garnituru).

Tło

Zadbaj o tło. Jeśli przekaz, w jakim osadzone jest twoje wystąpienie jest korporacyjny, biznesowy, bardziej się sprawdzi gładka ściana czy półka z książkami; jeśli tematyka i zamysł są bardziej swobodne, również w doborze tła może występować większa dowolność.

Czas trwania

Czas trwania webinaru powinien zapewnić poruszenie wszystkich wartościowych dla odbiorcy kwestii. Badania jako średnią wartość trwania webinaru wskazują 63min. z czego 30-40min to prezentacja i 15-20min to czas na pytania uczestników. Za najlepszy czas na przeprowadzenie webinaru uważa się dni wtorek, środa, czwartek w godzinach 10-14:00, a za najskuteczniejszą metodę promocji przynoszącą największą ilość rejestracji – wysłanie maila.

Co jeszcze?

Informacja o wydarzeniu – komunikacja powinna mieć miejsce 2-3 tygodnie przed emisją, aby dać ludziom czas na reakcję i rejestrację, 2-3 dni przed sesją warto wysłać przypomnienie. Jeśli spodziewasz się odbiorców z rożnych stron świata – określ strefę czasową. Opłaci się poświęcić czas na przygotowanie się do webinaru wieloaspektowo w zakresie, w jakim mamy wpływ –zrobić test sprzętu i połączenia, przygotować się merytorycznie, wgrać i sprawdzić działanie prezentacji, zaznajomić się z narzędziem, w którym będziemy realizować spotkanie online, czyli sprawdzić czy wiemy, jak się włącza i wyłącza funkcjonalności, których chcemy używać, czy chociażby przygotować szklankę wody. Zredukuje to stres związany już z samym wystąpieniem przed publiką i sprawi, że czas webinaru będziemy mogli jak najpełniej wykorzystać na prezentację i odpowiadanie na pytania uczestników. Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, możesz wziąć udział w webinarach doświadczonych osób i zanotować to, co uznasz za interesujące i co możesz wykorzystać ze spraw technicznych czy sposobu prezentacji.