Jak uczyć zagadnień prawnych, proceduralnych, compliance w oparciu o e-learning?
Autor: Iwona Wieczorek, Dyrektor zarządzająca e-learning.pl
Mówi się, że e-learning nie ma ograniczeń tematycznych. To prawda, do tej pory nie znalazłam się w sytuacji, w której – jako dostawca e-learningu – miałabym problem z zamknięciem w formacie online jakiegokolwiek tematu. W zależności jednak od oczekiwanego rezultatu szkolenia (wiedza, umiejętności, zachowania) należy stosować zróżnicowane mechanizmy angażujące, dobrać adekwatny do odbiorcy i tematu sposób prezentacji treści i dobrze przemyśleć konstrukcję planowanego kursu.
Warto pamiętać, że w e-learningu odpowiedzialność za ukończenie szkolenia i pomyślność całego procesu nauki spada w zasadzie na odbiorcę. Nie utrudniajmy więc korzystania z e-learningu. Sposób prezentacji i podziału treści powinien być nie tyko atrakcyjny, ale tak zaplanowany, by poziom zapamiętania informacji był maksymalnie wysoki, a samo zapoznanie się z merytoryką było dla użytkownika angażujące i ciekawe. Tylko pozytywna reakcja użytkownika na szkolenie umożliwia skuteczną naukę, a w konsekwencji zmianę zachowań.
Szczególnego traktowania wymagają na pewno tematy prawne, proceduralne i dotykające obszaru polityki compliance w organizacjach. Są one często z natury rzeczy trudne i mało angażujące, po prostu postrzegane przez odbiorców jako nudne. Źle dobrane mechanizmy, przeładowanie treścią, posługiwanie się prawniczym żargonem czy nietrafiona grafika w takim kursie na pewno zniechęcą użytkowników i nie będzie się on cieszył popularnością. Nie będzie też spełniał swojej roli – nie nauczy.
Jak podejść więc do prezentowania tematyki prawnej i proceduralnej w szkoleniach e-learningowych? Oto kilka wskazówek, które mogą Ci się przydać podczas planowania e-szkolenia:
Zastanów się, jakiego problemu biznesowego szkolenie będzie dotyczyć? I nie chodzi tutaj o temat, zakładam, że ten jest określony (działania antymobbingowe, RODO, procedury wewnętrzne, prawo pracy dla menedżera, polityka dostępu do dokumentów poufnych etc.). Chodzi raczej o to, jakie dokładnie zachowania niepożądane chcemy zniwelować zapraszając pracowników do zapoznania się ze szkoleniem? W jakich sytuacjach dochodzi do nich najczęściej i jakie konsekwencje w związku z tym ponosi organizacja, menedżer czy pracownik? Które z nich występują najczęściej, a które są najbardziej niebezpieczne czy szkodliwe?
Jaki jest zakres wiedzy udostępniany w szkoleniu? Czy ma być to całe rozporządzenie, ustawa, procedura, czy może tylko jakaś ich część? To szczególnie istotne w przypadku obszernych tematów. Kursy e-learningowe nie powinny być zbyt długie, jeżeli treści jest dużo, podzielmy kurs na kilka mniejszych (atomizacja wiedzy). Jeżeli szkolenie z RODO ma być skierowane do pracowników agencji marketingowej, którzy przetwarzają dane klientów, niech dotyczy tylko tych zagadnień, które dotyczą ich bezpośrednio. Po pozostałe informacje możemy odesłać użytkownika do załączników lub ekranów uzupełniających.
Odpowiedz sobie na pytanie, czy dobrze zidentyfikowałeś tzw. personę e-learningową? Czy wiesz, kto będzie korzystał ze szkolenia, w jakim wieku są odbiorcy, na jakim poziomie w organizacji pracują? Jakie mają przyzwyczajenia, jak zazwyczaj korzystają z treści elektronicznych? Gdzie i kiedy będą się szkolić? Czy mają sprzyjające warunki do nauki etc. Im lepiej poznasz adresatów szkolenia, tym dokładniej możesz dopasować kurs do ich preferencji i oczekiwań, a także do warunków w jakich szkolenia są uruchamiane.
Jaki ma być charakter szkolenia? Czy ma prezentować wiedzę i sprawdzać poziom jej zrozumienia i zapamiętania? A może powinno uczyć odpowiednich zachowań w określonych sytuacjach, uwzględniających specyfikę branży i działania? Jeżeli to ostatnie powinniśmy osadzić mocno treść na opisach rzeczywistych przypadków, odnosić się do realnych sytuacji zastosowania procedur.
Opieraj się na sprawdzonych założeniach metodycznych. Dobrym przykładem jest tryb tell me, show me, let me (+try me). Model jest znany, ale wbrew pozorom właściwe jego zastosowanie wymaga dużej uważności i precyzyjnego doboru mechanizmów szkoleniowych. Najpierw prezentujemy treść merytoryczną, następnie pokazujemy zastosowanie przepisu w określonej sytuacji zawodowej, a w kolejnym kroku pozwalamy odbiorcy szkolenia podjąć decyzję i wybrać poprawną (wg niego) odpowiedź. W zależności od potrzeb i specyfiki projektu można również odwrócić kolejności trybu tell me, show me, let me. Najpierw uczestnik podejmuje decyzję i wskazuje odpowiedź, następnie poznaje jej konsekwencje, a w podsumowaniu zapoznaje się z treścią merytoryczną.
Wzmacniaj pozytywne zachowania. Nauka jest bardziej skuteczna, kiedy opieramy treści na pozytywnych rekomendacjach, zachęcając do pożądanych reakcji. Wyjątkiem jest sytuacja, w której mamy do czynienia z sytuacjami zagrażającymi życiu i zdrowiu, a poprawne zastosowanie przepisów ma wpływ na poziom bezpieczeństwa. W innych przypadkach warto odwoływać się do pozytywnych przykładów, co nie oznacza, że w szkoleniu nie powinny się znaleźć informacje o konsekwencjach łamania przepisów czy procedur. Powinny, ale nie róbmy z nich fabularnej osi kursu.
Wykorzystaj mechanizmy angażujące w e-learningu, np. fabularyzację szkoleń czy grywalizację. Fabuła pozwala użytkownikowi angażować się w proces poznawania kolejnych zagadnień i daje mu nie tylko teoretyczną wiedzę, ale i rzeczywiste przykłady sytuacji, w których będzie mógł korzystać z tego, czego uczy się podczas szkolenia. Często osią fabularną są konkretne doświadczenia i historie (elementy story tellingu). A może warto, abyś urozmaicił szkolenie z regulacji prawnych elementami grywalizacji? To jeden ze skutecznych mechanizmów angażujących. Użytkownik przechodząc przez poszczególne partie szkolenia – otrzymuje punkty – za dokładne wykonywanie wszystkich poleceń i udzielanie poprawnych odpowiedzi. Dobrze pomyślana grywalizacja połączona z fabularyzacją sprawi, że szkolenie będzie dla odbiorcy ciekawą przygodą.
Zastanów się nad odpowiednią, adekwatną do treści i potrzeb odbiorcy warstwą graficzną kursu. Większość tematów związanych z prawem nie należy do tych najlżejszych i na dodatek tryskających humorem, może warto zmiękczyć je poprzez zastosowanie animacji, o ile tylko kultura organizacyjna firmy na to pozwala? Ważne, aby grafika wspierała treść, była jej uzupełnieniem, a nie odciągała uwagę od merytoryki szeroką paletą barw i kształtów.
Zadbaj o dostępność treści i spraw, by szkolenie było łatwe w użytkowaniu. Ogromne znaczenie ma tutaj intuicyjny interface szkolenia, przemyślana nawigacja.
Pamiętaj o:
dołączeniu instrukcji Jak korzystać ze szkolenia –to bardzo przydatny ekran, który szczególnie w przypadku osób nie pracujących na co dzień ze szkoleniami e-learningowymi pokazuje główne elementy interface’u szkolenia, przyciski funkcyjne, mapę szkolenia, wskazuje na jego elementy konstrukcyjne. Dodatkowo powinien zawierać informacje dotyczące sposobu zaliczania kursu. Jeżeli szkolenie jest zgrywalizowane do instruktażu dochodzą informacje dotyczące zasad gry i wyjaśnienia elementów funkcjonalnych grywalizacji (odznaki, paski postępu, poziomy etc).
materiałach dodatkowych – dużą wagę przykładaj do języka, którym posługujemy się w szkoleniu. O ile to tylko możliwe redaguj treści szkolenia i „przepisuj” regulacje / ustawy / procedury / sytuacje na język zrozumiały i przyjazny dla użytkownika. Treści ustaw czy procedur w niezmienionej formie –publikuj w zakładce Załączniki, do których odsyłaj użytkownika z treści szkolenia
słowniku pojęć, sylabusie – szkolenia proceduralne i prawne zawierają wiele trudnych pojęć, które możesz wyjaśnić na kolejnych ekranach kursu. Dodatkowo w ramach samodzielnej zakładki stwórz słownik pojęć z wyjaśnieniami.
wyszukiwarce treści – dodaj wyszukiwarkę treści, okno powinno być dostępne z poziomu playera szkolenia, tak aby użytkownik w dowolnym momencie mógł wyszukać interesujące go treści (przepisy, definicje, case’y).
podziale i atomizacji treści – kluczem jest właściwy podział treści merytorycznych, które powinny znaleźć się na ekranach szkolenia e-learningowego. Odbywa się on na dwóch poziomach. Z jednej strony dużym wyzwaniem jest często wskazanie kluczowych informacji, które muszą znaleźć się na ekranie i informacji uzupełniających, które mogą zostać udostępnione w zakładkach, pop upach lub załącznikach. Drugi kluczowy element to taki podział treści na mniejsze partie, tak, aby nauka mogła przebiegać w krótkich interwalach czasowych, ale z możliwością zapoznania się z zamkniętą pigułką wiedzy merytorycznej. To szczególnie ważne w przypadku obszernych treści, zgodne z trendem microlearningu i wszechobecnym skracaniem formatów.
aktywnej mapie szkolenia, która daje możliwość swobodnego przechodzenia do wybranej lekcji, ale pokazuje też przemyślaną strukturę materiału merytorycznego. To kolejny mechanizm, ułatwiający użytkownikowi dotarcie do interesujących go treści.
Wszystkie te elementy mają jedno zadanie! Sprawić by trudne e-szkolenie z obszaru procedur i ustaw stało się dla użytkownika ciekawym i skutecznym doświadczeniem edukacyjnym. Aby tak było musisz dobrze przemyśleć strukturę treści, dobór adekwatnej wizualizacji, zastosować mechanizmy nawigacyjne i angażujące. Jeżeli jeszcze prawniczy, hermetyczny żargon zamienisz na zrozumiały dla wszystkich język, a trudne zagadnienia podasz w zrozumiały i prosty sposób to jesteś na prostej drodze do przygotowania naprawdę skutecznego szkolenia. Pozostanie już tylko je wykonać. Powodzenia!
Autorka: Iwona Wieczorek, Dyrektor zarządzająca e-learning.pl
