Koszty e-learningu

Dlaczego dobry e-learning kosztuje? Produkty i rozwiązania e-learningowe mają swoją cenę, która jest uzależniona od standardu realizacji, zastosowanych mechanizmów, udostępnionej infrastruktury (platformy), wsparcia adresowanego do pracowników, którzy biorą w nim udział. Jednocześnie większość materiałów promocyjnych dotyczących tego właśnie obszaru jako jedną z jego przewag wskazuje niskie koszty e-learningu właśnie. Odczarujmy więc dzisiaj temat kosztów e-learningu.

Rozpoczynając analizę – nawet pobieżną – kosztów e-learningu musimy sobie zadać pytanie, o czym właściwie mówimy. Czy o kosztach wdrożenia e-learningu w całej organizacji, w modelu własnym, z dedykowaną do naszych potrzeb platformą e-learningową, czy może o wydzierżawieniu gotowej platformy wraz z pakietem szkoleń z tzw. półki. Kolejny temat to produkcja dedykowanego kontentu, której koszt również jest zróżnicowany. Co z usługami konsultingowymi i promocją projektów edukacyjnych. To co istotne – wszystkie te aspekty należy rozpatrywać w kontekście oczekiwanych korzyści biznesowych, tylko wówczas możemy mieć realne spojrzenie na poziom koszty. Odpowiedź na pytanie: czy e-learning stanowi podstawę mojej strategii rozwojowej czy jest jedynie metodą uzupełniającą pozwoli nam na dobór odpowiednich rozwiązań, a te wiążą się z konkretnymi budżetami.

Zacznijmy od projektu wdrożenia e-learningu w organizacji. Powinna go poprzedzić rzetelna i wieloaspektowa analiza przedwdrożeniowa. To między innymi precyzyjne określenie grup interesariuszy, ich oczekiwań i potrzeb, doprecyzowanie celów biznesowych wdrożenia w perspektywie krótko i długoterminowej, dopasowanie optymalnego modelu e-learningu do wymagań organizacji, oszacowanie ryzyk projektowych, opracowanie budżetu przychodowego i kosztowego. To co najmniej kilkutygodniowa praca kilkutygodniowego zespołu interdyscyplinarnego (specjalista od e-learningu, biznes, HR, IT, zarząd). Czasem analizy są realizowane przez firmy zewnętrzne specjalizujące się w implementacji takich rozwiązań. W obu przypadkach mowa o konkretnych kwotach. W pierwszym przypadku jest to koszt pracy zespołu wewnętrznego, w drugim płatność za usługi. Czasem ten pierwszy jest w efekcie wyższy niż wynajęcie podmiotu zewnętrznego, który ma sprawdzoną metodologię wdrożenia i wypracowane scenariusze.

Również wybór modelu rodzi daleko idące konsekwencje budżetowe. Możemy wydzierżawić platformę gotową, korzystając z dostępnych w jej ramach funkcjonalności, do tego możemy kupić serwery i niezbędne oprogramowanie oraz zatrudnić administratorów. Idąc tym tropem – możemy też pokusić się o daleko idącą kastomizację platform dostępnych na rynku (np. rozwiązań open source) zatrudniając developerów takiego oprogramowania. To są potężne koszty i wielomiesięczne projekty. Wybór modelu zależy w dużej mierze od planowanej skali przedsięwzięcia, a ta od oczekiwanych korzyści biznesowych. Jeżeli pracujemy w firmie o strukturze rozproszonej, dla której e-learning jest naturalną metodą rozwoju pracowników idących w tysiące podobne koszty mają uzasadnienie. Wdrożenie e-learningu bowiem zniweluje problemy logistyczne, ujednolici standard dostarczanej wiedzy i zwiększy wydatnie szybkość jej dostarczania. Od tego często jest przecież uzależniona pozycja firmy na coraz bardziej konkurencyjnych rynkach. Wówczas wydatki na e-learning – czasem na poziomie kilkuset tysięcy złotych – mają sens, dlatego, że oznaczają realny wpływ na poziom uzyskiwanych przychodów.

Jeżeli natomiast mamy w planach przeprowadzenie kilku w skali roku incydentalnych projektów e-learningowych, a e-learning nie stanowi podstawy naszej strategii HR nie ma żadnego uzasadnienia, by planować wydatki na poziomie setek tysięcy złotych. Tego typu potrzeby jesteśmy w stanie zaspokoić zdecydowanie mniejszą kwotą za wynajem gotowych rozwiązań. Mam tu na myśli nie tylko dzierżawę platformy, ale także zakup czasowych (lub nawet wieczystych) licencji na szkolenia gotowe, tzw. szkolenia z półki. Na rynku jest bardzo dużo, często świetnych rozwiązań.

Przejdźmy do kolejnego obszaru, który wymaga sporych nakładów, mianowicie do stworzenia dedykowanej biblioteki szkoleń e-learningowych. W zależności od zakresu projektu, ilości szkoleń oraz ich standardu kwoty za produkcję mogą być różne. Najtańsze są szkolenia w modelu ekspress (inaczej rapid learning), które nie wymagają opracowania scenariuszowego, bazują w 100% na treściach dostarczonych przez klienta (lub specjalisty wewnętrznego) i często stanowią np. 1/3 kosztów klasycznego szkolenia e-learningowego. Więcej o rapid learningu możecie poczytać tutaj: https://www.e-learning.pl/ewiedza/rapid-learning-czyli-co

To klasyczne szkolenie e-learningowe, o którym wspomniałam to szkolenie, którego produkcja jest już ułożona w cały proces produkcyjny, od momentu rozpisania koncepcji szkolenia e-learningowego, poprzez przygotowanie szczegółowego scenariusza, wizualizację, development szkolenia, aż po podpinanie dźwięku i testy końcowe. Scenariusz – który nie funkcjonuje w modelu express jest tutaj najważniejszym dokumentem. Średni czas realizacji takiego szkolenia 60 minutowego to około 6-8 tygodni a większość kosztów to właśnie praca specjalistów (metodyk, scenarzysta, developer, etc.). Dodatkowo koszty pokrywają także zakup niezbędnych licencji np. programów do publikacji szkoleń, zakupu zdjęć stockowych, dźwięków czy realizacji nagrań lektorskich, które potrafią kosztować do 20% wartości całego zamówienia.

Jeszcze droższy model szkolenia to model premium czyli wariant wyposażony w zaawansowane mechanizmy angażujące typu personalizacja, grywalizacja, systemy blokad czy dedykowane ćwiczenia komponowane z funkcjonalności dostępnych w narzędziu. W tym przypadku mamy dłuższy harmonogram, dłuższy etap scenariuszowy i trudniejszy development szkolenia. To zwiększa koszty.

Dlaczego jednak spece od marketingu na lewo i prawo opowiadają, ze e-learning jest tani? Jeżeli koszt szkolenia e-learningowego podzielimy na te setki czy nawet tysiące osób, które z niego skorzystają zaczynamy się poruszać na poziomie kilku złotych za tzw. osobo kurs. W tym samym czasie ciągle mamy koszt szkolenia stacjonarnego dzielony na małe grupy szkoleniowe (porównanie kosztów e-learningu z kosztami szkoleń stacjonarnych). Dołóżmy do tego jeszcze powtarzalność tej wiedzy, możliwość konsumowania szkoleń e-learningowych dowolną ilość razy czy standaryzację wiedzy, bo wszyscy odbiorcy e-kursów dostają informację na tym samym poziomie. Jeżeli dodatkowo dodamy jeszcze, że dobrze skalibrowany e-learning jest w stanie wpłynąć na uzyskiwane wyniki biznesowe dochodzimy do wniosku, że koszty wdrożenia czy zakupu (dobrze dobranych) rozwiązań są często uzasadnione i warto je ponieść.