Zarządzanie projektem e-learningowym

Realizacja projektu e-learningowego rządzi się dokładnie tymi samymi prawami, co realizacja każdego innego projektu. Osoby zaangażowane w tego typu projekty powinny być więc przeszkolone z metodologii zarządzania projektami. Zazwyczaj projekty te realizowane są w oparciu o ugruntowane metodyki projektowe (PMI, PRINCE2). W zależności od złożoności i skali przedsięwzięcia angażowane są przy tym mniej lub bardziej zaawansowane metody zarządzania projektami. Bez względu na to czy mamy do czynienia z tworzeniem szkolenia dedykowanego dla klienta, czy też z realizacją usług udostępnienia biblioteki warto trzymać się standardów realizacji i opierać na wypracowanych metodach PM. W przypadku projektów dużych, bardziej skomplikowanych lub kilkuetapowych warto wziąć pod uwagę wszystkie 9 obszarów zarządzania projektami, czyli:

• ludzi – zadaj sobie pytanie, czy masz odpowiedni zespół, zdolny do dostarczenia produktów i usług, przejrzyj planowany zakres projektu i zastanów się, czy do wszystkich zadań jesteś w stanie przypisać kompetentne osoby, jeżeli nie – rozejrzyj się za podwykonawca (najlepiej sprawdzonym),
• komunikację – jak będziesz komunikował się z zespołem projektowym (kanały komunikacji, częstotliwość spotkań, informacje zwrotne dotyczące realizacji prac, sposób kontaktu z klientem (również wewnętrznym), dokumentacja projektowa,
• koszty – sprawdź, czy suma kosztów jest zgodna z planami wydatków w budżecie, jak się rozkładają płatności, w przypadku większych projektów lub projektów o podwyższonym ryzyku załóż bufor w postaci np. 10-15% kosztów na nieprzewidziane wydatki, doprecyzuj z podwykonawcami zakres prac i – w trakcie realizacji projektu – trzymaj się budżetu,
• czas – przygotuj harmonogram projektu, spotkaj się się z zespołem projektowym, żeby go omówić, pamiętaj – zaplanuj potrzebny czas na akceptację materiałów i poszczególnych etapów,
• zakres – sprawdź czy na pewno dobrze rozumiesz zakres projektu, spotkaj się z osobą, która zleca projekt do realizacji, koniecznie też omów zakres z klientem, nie ma znaczenia czy jest on zewnętrzny czy wewnętrzny, staraj się doprecyzować każde zadanie projektowe tak, aby w trakcie prac nie okazało się, że zakres projektu ulega zmianie,
• zamówienia – może to trywialne, ale niestety oparte na doświadczeniu – upewnij się – jako kierownik projektu, że umowa na projekt jest już podpisana (klient zewnętrzny), w przypadku projektów wewnętrznych projekt uzyskał akceptację zarządu lub sponsora projektu,
• ryzyko – zastanów się co może się w projekcie nie udać, w którym miejscu widzisz zagrożenia dla realizacji, przeanalizuj czy masz wystarczająco duży i kompetentny zespół realizacyjny, czy zmieścisz się w harmonogramie prac, czy w ramach budżetu jesteś w stanie dostarczyć produkt lub usługę oczekiwaną przez sponsorów, czy jesteś w stanie spełnić wymagania klienta i dorównać jego wyobrażeniom na temat efektu?
• jakość – czy czas, budżet i zespół projektu zagwarantuje produkty lub usługi oczekiwanej jakości? Zastanów się czy znasz oczekiwania klienta w tym temacie? Co dla klienta oznacza sukces w projekcie?

Realizacja dużych projektów powinna również przewidywać inne, bardziej zaawansowane działania, takie jak: powołanie Biura Projektów, zdefiniowanie Deklaracji Zakresu Projektu, opracowanie Struktury Podziału Pracy (WBS – Work Breakdown Structure), Komitetu Sterującego czy Planu Komunikacji itp. Ponieważ jednak projekty przygotowania e-szkoleń są zwykle stosunkowo niewielkie w dalszej części niniejszego wpisu będę się odnosić do projektów o mniejszej skali. W przypadku projektów małych zarządzanie koncentruje się na zarządzaniu: czasem, zakresem oraz jakością (przy zdefiniowanym zwykle koszcie). Dla projektu opracowywana jest Karta Projektu obejmująca:

• potrzeby biznesowe klienta,
• wymagania i oczekiwania klienta dotyczące produktu,
• zdefiniowanie zespołu projektowego zarówno po stronie klienta, jak i wykonawcy (wraz z kompetencjami, uprawnieniami oraz kanałami komunikacji),
• harmonogram prac i kamienie milowe,
• założenia i ograniczenia (organizacyjne, środowiskowe i zewnętrzne),
• budżet

Karta jest akceptowana przez wykonawcę oraz klienta. Stanowi podstawę realizacji prac i na niej opiera się Harmonogram projektu. Powyższe podejście jest zgodne z modelem ADDIE (z ewaluacją prac przenikającą przez wszystkie etapy realizacji). Harmonogram (termin oddania projektu, terminy akceptacji, dostarczenia zasobów, etc.) są ustalane razem z klientem. Niedotrzymanie terminów przez klienta po obustronnej akceptacji harmonogramu to oczywiście podstawa do przedłużenia realizacji projektu.