e-learning jako element strategii HR

Bezpieczny projekt e-learningowy o przewidywalnych rezultatach? To możliwe. Nikogo nie trzeba przekonywać, że HRM powinien stanowić integralną część biznesu. Rola działu HR zmienia się z typowo wykonawczej na partnerską, HR staje się kluczowym uczestnikiem wdrażania strategii biznesowej i realizacji celów strategicznych. W realiach zglobalizowanej gospodarki, wielonarodowych rynków i wielooddziałowych przedsiębiorstw, wszechobecnych urządzeń mobilnych i notorycznego braku czasu przy coraz większym nawale obowiązków, krytyczne jest zapewnienie ciągłości działania biznesu. Jak? Poprzez zbudowanie i utrzymanie potencjału pracowników. Dodatkowo, coraz węższa specjalizacja wymusza personalizowanie kształcenia nawet na poziomie pojedynczych jednostek biznesowych, a tempo – dostęp do wiedzy na żądanie. Jak nadążyć za tymi wymaganiami? W jaki sposób zapewnić w trybie ciągłym kompetencje potrzebne do wdrażania strategii biznesowej? Jak dostarczyć pracownikom niezbędną wiedzę i zapewnić jej wdrożenie w organizacji? Jak prawidłowo oszacować możliwości pracowników do spełniania stawianych celów i oceniać ewentualne koszty związane z przygotowaniem zespołu do realizacji strategii? Jakie narzędzia szkoleniowe stosować, by zrobić to skutecznie i bezpiecznie dla naszych celów biznesowych? Jako praktyk e-learningu często spotykam się z opinią, „e-learning nie działa”, „e-learning jest trudny”, „e-learning to temat dla IT”. Z tego też powodu e-learning jest często pomijany w głównej strategii szkoleniowej jako element potencjalnie niebezpieczny – coś co może się nie udać, a przecież od właściwej realizacji strategii i zabezpieczenia potencjału ludzkiego zależy biznesowa przyszłość firmy. Pozorna nieprzewidywalność rezultatów szkoleniowych, duży stopień skomplikowania technologicznego e-learningu, brak kontaktu i interakcji z grupą, niewiedza jak zaangażować pracowników do aktywnego korzystania z udostępnionych zasobów sprawiają, że naszym partnerom w biznesie e-learning wydaje się często obarczony realnym ryzykiem niepowodzenia. Na pierwszy rzut oka nie gwarantuje realizacji zamierzonych celów i dodatkowo stanowi potencjalne źródło problemów. Sęk jednak w tym, że e-learning jest odpowiedzią na większość wyzwań biznesowych związanych z zapewnieniem i utrzymaniem potencjału ludzkiego firm. Coraz częściej autorzy strategii HR biorą go pod uwagę zarówno jako jedną z metod dostarczania treści, ale także jako sposób dostarczania wiedzy w organizacji, czyli efektywny sposób na wsparcie wdrażania strategii biznesowych. Dlaczego więc warto skorzystać z edukacji online? Poniżej znajdą Państwo kilka argumentów przemawiających właśnie za tą tezą:

• Dostępność e-learningu i łatwość korzystania, szczególnie w sytuacji, kiedy wszechobecne stają się urządzenia mobilne to argument, który trzeba brać pod uwagę, kiedy elementem strategii HR jest stałe podnoszenie kwalifikacji pracowników w wybranym obszarze. Możliwość zapoznania się z treściami w dowolnym momencie, bez wielogodzinnego odrywania się od pracy, możliwość skorzystania z małej porcji wiedzy na żądany temat w odpowiedzi na doraźną potrzebę to istotny argument, kiedy podczas wdrażania nowych umiejętności nie chcemy zwalniać dynamiki działania firmy.
• Standaryzacja przekazu szczególnie ważna w obszarach związanych m.in. z prawodawstwem, czy obsługą klienta. Gwarancja dostarczenia wystandaryzowanych treści bez względu na kondycję czy dostępność trenera, pozwala na utrzymanie poziomu kompetencji na jednolitym wymaganym poziomie bez względu na lokalizację pracowników.
• Personalizacja treści i narzędzi – w zależności od tego, do kogo kierujemy treści możemy je spersonalizować już na poziomie pojedynczych jednostek organizacyjnych, czy nawet grup i osób. Daje to spore możliwości elastycznego reagowania na uwarunkowania wewnętrzne organizacji, ale także na czynniki rynkowe. Łatwo to sobie wyobrazić w sytuacji, kiedy jednym z istotnych elementów strategii sprzedażowej firmy będzie szybkie reagowanie na działania sprzedażowe konkurencji. Posłużę się przykładem. W momencie, kiedy konkurujące ze sobą sieci AGD wprowadzają promocje cenowe na określoną linię produktów, szybka reakcja na działania konkurencji pozwala na zwabienie do siebie nielojalnych klientów, dla których głównym magnesem jest cena. Informacje dotyczące parametrów sprzętu, jego funkcji, walorów użytkowych – dostarczone na żądanie poprzez e-learning pozwalają na wyprzedzenie konkurencji.
• Realne wsparcie procesu wdrożenia wiedzy – stały dylemat „co dalej po szkoleniu” przestaje być tak palący, jeżeli weźmiemy pod uwagę możliwości wsparcia procesu narzędziami on-line. Mam tu na myśli zaplanowany proces, którego elementem są zadania wdrożeniowe, oceniane przez trenerów wewnętrznych (bądź implementatorów strategii), funkcjonalności innovations center pozwalające na wypracowywanie nowych rozwiązań, testy wiedzy i zachowań czy cykliczne webinary. To tylko niektóre z narzędzi wspierających wdrażanie wiedzy w organizacji. Przy takim podejściu szkolenie jest tylko elementem całego, zaplanowanego procesu, rozłożonego niekiedy na kilka lub kilkanaście miesięcy. Połączony z realizacją wskaźników biznesowych proces wdrożenia daje wymierne efekty.
• Mierzalność rezultatów kształcenia i wdrażania wiedzy – to kolejny argument przemawiający za wykorzystaniem edukacji on-line w strategii HR. Możliwość określenia mierników procesów e-learningowych, stały dostęp do raportów z aktywności osób biorących udział w szkoleniach i wdrożeniu czy możliwość wpływania na zachowania edukacyjne poprzez przypomnienia. Wdrażając strategię (np. produktową) mamy możliwość sprawdzenia ile osób dysponuje już wiedzą o produkcie, ile zaczęło go wdrażać do sprzedaży (zadania wdrożeniowe). Wiemy po prostu, w którym miejscu procesu jesteśmy.
• Dopasowanie zasobów i narzędzi do specyfiki odbiorców i wymagań strategii – wyobraźmy sobie firmę spedycyjną, która ma ustabilizowaną sytuację na rynku europejskim i jest liderem w swojej branży. Strategia rozwoju zakłada wejście w nowy segment usług przewozowych towarów specjalizowanych. Do obsługi nowego typu kontraktów potrzeba doświadczonych kierowców, którzy oprócz obsługi tras będą potrafili porozumieć się z partnerami biznesowymi firmy w języku angielskim. Szkolenia tradycyjne nie są dobrym pomysłem z uwagi na częste wyjazdy i długie trasy. W tej sytuacji warto postawić na e-learning. Dedykowany program nauki angielskiego z monitoringiem aktywności i postępów, zasobami branżowymi, scenkami osadzonymi w realiach zawodowych i programem zachęt pozwala na wsparcie realizacji strategii obsługi klientów zagranicznych. Oczywiście przykłady można mnożyć.

Jak bezpiecznie oprzeć realizację strategii biznesowej na e-learningu? Trzeba unikać kilku najczęściej występujących błędów, oto one:

• nieprawidłowy dobór metody szkoleniowej do celów szkolenia, czyli realizowanie w e-learningu tematów, które powinny być realizowane tradycyjnie lub w modelu blended. E-learning nie jest panaceum na wszystko – nie sprawdzi się w kształtowaniu nawyków w obszarze umiejętności miękkich, ale doskonale przygotuje grunt do warsztatów;
• zastąpienie dotychczas realizowanych szkoleń stacjonarnych e-learningiem bez komunikacji zmiany – komunikowanie jest kluczowe dla projektu zmiany. Zamiast planowanych efektów wdrożenia łatwo wówczas o zniecierpliwienie i zniechęcenie użytkowników, a niezrozumienie powodów bardzo mocno może odbić się na planowanych wynikach;
• kursy e-learningowe niskiej jakości, mało intuicyjne, przeładowane materiałem merytorycznym, w których udziwniona narracja odciąga uwagę użytkowników od treści i celu szkoleń. Nie polecam także przeładowania szkoleń grafiką i interakcjami – e-learning ma przede wszystkim uczyć, nie zadziwiać;
• brak uwzględnienia celów i potrzeb uczestników – warto zastanowić się już na etapie planowania wdrożenia nad tym, kto jest finalnym odbiorca e-learningu, jakie preferencje ma ta grupa, jaki jest poziom znajomości technologii, co jest dla niej najbardziej istotne (określenie cech tzw. persony);
  brak uwzględnienia różnych stylów uczenia się – przy obecnej różnorodności formatów łatwo można zaradzić zniechęceniu i nudzie w projekcie, wprowadzając video, audio, infografiki, arkusze narzędziowe etc.;
• problem z warstwą techniczną projektu – technologia to tylko środek do celu, nie powinna przysłaniać celów szkoleniowych, a źle przygotowane środowisko to jeden z najbardziej skutecznych „straszaków” w obszarze e-learningu;
• brak określenia czynników sukcesu projektu, kiedy jedyną miarą zaangażowania jest frekwencja użytkowników, w zależności od projektu może to być przecież liczba i poprawność realizowanych zadań wdrożeniowych, osiągnięcie ustalonych wskaźników KPI, liczba nowatorskich pomysłów w innovations center;
• brak planowania i realizacji działań monitorujących i aktywizujących – z naszych badań wynika, że jeśli brak jest działań przypominających jedynie około 5 % osób bierze aktywny udział w projekcie. Bardzo często wystarczą proste ponaglenia, aby aktywność szkoleniowa wzrosła kilkukrotnie. Naprawdę warto to robić.

E-learning pozwala więc na wzmacnianie w trybie ciągłym kompetencji potrzebnych do wdrażania strategii biznesowej, o ile zostanie prawidłowo zaplanowany i wdrożony. Jest łatwo dostępny, relatywnie tani, szczególnie w modelu dzierżawionym nie wymaga skomplikowanego środowiska IT. Pozwala na daleko idącą personalizację, a szkolenia dedykowane to rozwiązanie niepowtarzalne i w 100% dopasowane do potrzeb biznesu firmy. Planowany i monitorowany może stać się znaczną przewagą konkurencyjną firmy. To doskonała metoda do wspieranie procesów w zmiennym środowisku biznesowym, kiedy możliwość modyfikacji zasobów i szybkość reakcji na zmiany jest kluczowa. Tych kryteriów nie można pominąć przy planowaniu wdrażania strategii HR.

Artykuł został opublikowany na portalu Strategie i Biznes.